Moje sposoby na organizację dokumentów

Wiem, porządkowanie dokumentów to z pewnością jedno z najmniej ekscytujących sposobów na spędzenie wolnego czasu. Jednak każdy medal ma dwie strony. Gdy dobrze zorganizujesz swoje domowe dokumenty (zarówno te papierowe, jak i elektroniczne) wówczas diametralnie wzrośnie Twoja efektywność zarządzania osobistymi finansami jak i ich kontrolowania. Oszczędność czasu przy odnajdywaniu poszczególnych dokumentów, paragonów czy informacji finansowych jest na wagę złota dla każdej z nas. Mi te moje sposoby na organizację dokumentów dają poczucie bezpieczeństwa i psychiczną swobodę.

Czy przeczytanie tego artykułu jest Ci potrzebne?

Rozejrzyj się dookoła i jeśli poniższe punkty opisują Twoje zmagania, to moje sposoby na organizację dokumentów wypisanie poniżej mogą być dla Ciebie niejakim ułatwieniem 🙂

  • nie umiesz znaleźć szybko szukanych informacji
  • dokumenty nie leżą tam gdzie Ci się wydaje, że były, a tak naprawdę nie mają swojego miejsca
  • Twoje dokumenty leżą w jednej szufladzie czy kilku?
  • paragony i gwarancje masz w pudełku po butach (jeśli tak, to i tak dobrze, że w jednym miejscu)

Co Ci się może przydać?

Tutaj dużo zależy od posiadanej przez Ciebie ilości dokumentów do przechowania oraz od miejsca jakiem dysponujesz. Ja mam to szczęście, że mogę poświęcić część krytej szafy na segregatory z dokumentami, dzięki czemu stoją w jednym miejscu a nie rażą po oczach. Samo przechowywanie w szafie ma też jeden plus – nie kurzą się tak, jakby stały na zewnątrz. W przypadku mniejszej przestrzeni do zagospodarowania proponuję przechowywać dokumenty w systemie pionowym z przekładkami w papierowych, zamykanych kartonach.

Co przydało się mi, więc może przydać się i Tobie:

  • segregatory (dla mnie najlepiej, jeśli pasują do siebie kolorystycznie <głupek>)
  • teczki
  • przekładki ew. naklejki separatorki
  • etykietki
  • koszulki na dokumenty
  • mazaki
  • kartonowe pudełko do archiwizacji (u mnie genialnie nadało się do tego sztywne pudełko po butach)
  • kołonotatnik
  • spinacz

Krok 1: Kontrolowany nieład

Teraz trochę wydawałoby się paranoi, ale w tym szaleństwie jest metoda 🙂 Musisz zebrać WSZYSTKIE dokumenty w jednym miejscu i zacząć je rozkładać po całej podłodze. Skąd podłoga? Potrzebujesz po prostu dużej przestrzeni, aby przeglądając papierzyska mogła jednocześnie odkładać je już z grubsza w poszczególne zbiory. Jednocześnie robiąc taki bałagan – sprzątasz. Jedną ‚kupkę’ z góry zatytułuj jako dokumenty ‚do zniszczenia’ – czyli takie, których trzymanie nie ma już sensu. Głownie spotkasz się z takimi grupami dokumentów, jak przykładowo:

  • Dom (wszelkie opłaty jego dotyczące, zarówno te miesięczne jak czynsz, jak i roczne – ubezpieczenie lub podatek od nieruchomości)
  • Finanse osobiste (rachunki bankowe, ubezpieczenia na życie, polisy emerytalne, ZUS itp)
  • Ważne dokumenty (akty urodzenia, akt małżeństwa, paszporty)
  • Podatki (roczne zeznania podatkowe PIT w przypadku osób fizycznych)
  • Kredyty bankowe (jeśli masz ich kilka – to ta kategoria będzie dobra, jeśli natomiast jeden to dopasuj go od razu albo pod dom – hipoteka, albo pod finanse osobiste – np. kredyt studencki)
  • Kariera i edukacja (dyplomy, certyfikaty oraz i świadectwa ukończonych szkół czy kursów)
  • Praca (umowy o pracę, aneksy, wyróżnienia, nagrody, ważne korespondencje, świadectwa pracy)
  • Zakupy (paragony, faktury, karty gwarancyjne, instrukcje).
  • Dokumenty dotyczące auta (karta pojazdu, ubezpieczenie i inne)
  • Zdrowie (książeczka zdrowia, wszelkie badania lekarskie, dokumenty dotyczące hospitalizacji ewentualnie kopie zwolnień i recepty z przyszłą datą realizacji)

Oczywiście każda z tych kategorii może być rozłożona na drobniejsze elementy. Nie każda z nich może się okazać dla Ciebie konieczna, lub w zamian za połowę z tych wstawisz kilka ważnych dla siebie. Istotnym jest natomiast już na tym etapie rozsądzenie jakich kategorii potrzebujesz i na jak drobne elementy potrzebujesz rozbić kategorie. Będziesz to widziała naocznie, gdy już rozłożysz dokumenty i zobaczysz czego masz najwięcej.

Krok 2: Kontrolowany ład

Teraz nadszedł przyjemny moment układania wszystkiego na swoje, określone już miejsce. Moje sposoby na organizację dokumentów może nie są idealne i perfekcyjne jak u Małgosi Rozenek, ale dają radę 🙂

Karty gwarancyjne i instrukcje – ponieważ instrukcje to najczęściej jednak sporych gabarytów książeczki, trzymanie ich w czymś innym niż pudełko jest stratą miejsca, które można wykorzystać na milion innych sposobów. Ja mam na nie przeznaczone sztywne pudełko po butach, które delikatnie ozdobiłam, dzięki czemu oprócz tego, że jest funkcjonalne, to jeszcze cieszy oko. Te gwarancje, które mają formy jedynie skrawka papieru trzymam w koszulce foliowej, aby się nie podczepiły tam gdzie nie powinny.

 

 

Paragony – na nie mam rok rocznie nowy kołonotatnik podzielony na odpowiednie kategorie tak, aby wszystko dało się łatwo znaleźć. Dlaczego kołonotatnik a nie zwykły zeszyt? Bo paragony zbierane przez cały rok co najmniej podwajają grubość wspomnianego zeszytu, który po prostu się nie domknie pod koniec roku, w przypadku kołonotatnika na odpowiednio dużych spiralach takiego problemu nie będzie.

 

Książeczki zdrowia (dzieci)  – te jako jedyne trzyma poza segregatorami – zawsze w jednym miejscu i zawsze pod ręką, aby w razie konieczności nie trzeba było sięgać z najwyższej półki w szafie.

Ważne dokumenty – czyli przede wszystkim paszporty i akty własności. Na ten moment mają po prostu swoje miejsce w dokumentach, ale chciałabym to zmienić. Ponieważ są to dokumenty i mega ważnej randze, takie, które powinny się uchronić od zalania, pożaru itp, chciałabym je trzymać w bezpiecznej kasetce. Kiedyś ten plan zrealizuję.

Pozostałe dokumenty – mam poukładane wg daty (najświeższe najwyżej) i według kategorii opisywanych w kroku pierwszym. Wszystko w koszulkach foliowych, aby się nie kurzyło i przede wszystkim – łatwo szukało odpowiednich dokumentów.

Na samym końcu ważne, abyś jasno i klarownie opisała całą zawartość jaką zgromadziłaś w segregatorach, teczkach czy zeszytach i voila! 🙂

Krok 3: Strzeżonego Pan Bóg strzeże

Jeśli myślisz, że gdy raz uporządkujesz takie papierzyska to koniec na wsze czasy, to wiedz, że się mylisz 🙂 U mnie to wygląda tak, że przez to, że teczki i segregatory z dokumentami mam na najwyższej półce szafy, i ponieważ jestem z metra cięta, to po prostu nie mam ochoty latać po drabinę żeby schować każdy pojedynczy kwitek na miejsce. Gromadzę więc takie papierzyska w specjalnie dedykowanej do tego celu kuwetce. Następnie raz na miesiąc lub dwa po prostu siadam i je rozkładam. Zajmuje mi to nie więcej niż kilkanaście minut – włączając w ten czas przyniesienie drabiny z piwnicy (tak, drabiny i nie, nie mieszkam w kamienicy :)).

Natomiast do rzeczy, bo przecież chciałam wspomnieć co nieco o tym pilnowaniu i strzeżeniu. Warto mieć skany ważnych umów przechowywane albo stacjonarnie na dysku komputera, albo na wirtualnej chmurze (tutaj kwestia może być sporna jeśli chodzi o bezpieczeństwo). Czasy, kiedy trzeba było chodzić do punktu ksero, aby coś zeskanować, lub skanować ukratkiem w pracy odeszły już dawno do lamusa. Obecnie jest mnóstwo różnych oprogramowań na telefon umożliwiających skanowanie i zapisywanie skanu w postaci PDF. My mamy takie skany poczynione i przechowujemy je w różnych miejscach pod odpowiednią ochroną. Warto o tym pamiętać i poświęcić na to chwilkę, aby później w razie nieszczęśliwego wypadku dysponować chociaż taką formą dokumentów. W skrajnych przypadkach można takie skany zabezpieczyć notarialnie u notariusza.

Warto też przynajmniej raz do roku usiąść i przejrzeć gromadzone dokumenty. Nie ma konieczności trzymania zeznań podatkowych dłużej niż 5 lat. Dokumenty dotyczące spłaconego już kredytu również nie muszą już zajmować miejsca w segregatorach.

 

Głęboko liczę na to, że powyższe sposoby na organizację dokumentów chociaż trochę Cię zainspirowały do działania. A może masz jakieś swoje, sprawdzone sposoby, którymi chciałabyś się podzielić? Z chęcią przeczytam o nich w komentarzu pod wpisem 🙂 

Miłego porządkowania!

Gosia

 

 

Może Ci się również spodoba